出会える新卒就活アドバイザー比較サイト

更新:2017/02/01

連絡は早めが肝心!就活前に確認しておきたい「ビジネスメール」の書き方【例文あり】

求人サイト(就活ナビサイト)が、オープンし、志望企業へのエントリーを済ませると、採用担当者と「メール」で連絡をとる機会が増えてきます。

しかし、ひとことで「メール」と言っても、普段のメール(LINE)とは違うものです。「どう挨拶すればいいかわからない...」、「用件をどう伝えれば失礼にならないだろう...」と不安を感じている方もいらっしゃると思います。

今回の記事では、就活(やビジネスシーン)で役立つメールの書き方を紹介させて頂きます。

 

企業の採用担当者に送る「就活メール」の例文

今回は、エントリー完了後「面接日程の変更」をお願いする場合、を想定して以下の例文を作成しました。

 

【件名】①

 

【面接日程変更のお願い】△△大学▲▲学部■■■■(名前)と申します。

 

【本文】

〇〇株式会社 人事部

☓☓(相手方の名前)様

 

突然のメール失礼いたします。

△△大学 ▲▲学部の■■(自分の名前)と申します。

ご多忙のところ、次回選考のご連絡をいただき誠にありがとうございます。

是非、貴社の2次選考に参加させて頂きたのですが、本日は、1点お願いがあり、メールいたしました。

 

 

◯月◯日 15:00~ 弊社3F会議室

貴社よりご指定がありました、上記の日時なのですが、この日はあいにく大学の「卒業論文発表会」と日程が重なってしまい、参加が難しい状況です。

誠に勝手なお願いではございますが、選考日程の再検討をお願いでしませんでしょうか?

日程の再検討をご了承いただける場合、下記の日時を避けて頂けますと幸いです。

 

  • ◯月◯日 13:00~15:00
  • ◯月◯日 11:00~14:00
  • ◯月◯日 15:00~17:00
 

上記以外の日程であれば、いつでも大丈夫です。こちらの都合ばかりを一方的に述べてしまい、申し訳ございません。

ご多忙のところ、大変恐れ入りますが、ご検討いただけましたら幸いです。

 

△△大学 ▲▲学部 ■■(自分の名前)

TEL:090-〇〇〇〇-〇〇〇〇

mail:〇〇〇@△△△.com

 

人事担当者に「読まれるメール」を作成するためのポイント7つ

さて、ここからは、先ほどの例文をもとに「メール作成のポイント」をご紹介します!

 

1.「件名」は具体的に

メールは「件名」が何よりも重要です。

企業の人事担当者のもとには、1日数十通~数百通という膨大な量のメールが届きます。

このため、件名が【面接日程の変更について】のみで終わってしまうと、採用担当者が見落とし、メールの返信が遅れてしまう可能性があります。

 

「△△大学 ■■(苗字)」だけでなく、『用件+大学名+学部+氏名(フルネーム)』をしっかりと書きましょう。

”【面接日程変更について】”のように、伝えたいことを括弧(【】など)で囲むと、相手(採用担当者)が用件を把握しやすくなります。

 

2.相手方の名前は正確に

宛名が間違っていると企業の採用担当者に「このメールを送ってきた学生(あなた)は、仕事を丁寧にできない...」と判断されてしまいます。

そのような誤解を防ぐためにも、相手方の所属(会社名)、氏名は正確に書きましょう!

担当者名がわからない場合は「人事部御中」、「採用ご担当者様」と記述すると良いでしょう。

 

3.用件を明確に示す

 

上記の記事にもありますが、ビジネスシーンにおいて長い話し(やメール)は敬遠されます。

選考結果の連絡をいただいたことに対し、感謝の気持ちを伝えたあと、「1点お願いがあり・・・」と用件を書きましょう。

冒頭で用件を述べると、メールがわかりやすい印象になります。

 

4.3~4ごとに改行する

3~4ごと改行すると、メールが読みやすくなります。

先ほどの「本文」の改行を無くしてみます。

 

突然のメール失礼いたします。

△△大学 ▲▲学部の■■(自分の名前)と申します。

ご多忙のところ、次回選考のご連絡をいただき誠にありがとうございます。

是非、貴社の2次選考に参加させて頂きたのですが、本日は、1点お願いがあり、メールいたしました。

◯月◯日 15:00~ 弊社3F会議室

貴社よりご指定がありました、上記の日時なのですが、この日はあいにく大学の「卒業論文発表会」と日程が重なってしまい、参加が難しい状況です。

誠に勝手なお願いではございますが、選考日程の再検討をお願いでしませんでしょうか?

日程の再検討をご了承いただける場合、下記の日時を避けて頂けますと幸いです。

  • ◯月◯日 13:00~15:00
  • ◯月◯日 11:00~14:00
  • ◯月◯日 15:00~17:00

上記以外の日程であれば、いつでも大丈夫です。こちらの都合ばかりを一方的に述べてしまい、申し訳ございません。

ご多忙のところ、大変恐れ入りますが、ご検討いただけましたら幸いです。

 

いかがでしょうか。本文の内容は変わっていませんが、「読みやすさ」がまったく違いませんか?

改行がなく、まるでなにかの呪文のように文字がつづく上記の例文は、「読もう」とすら思わないですよね。

以下、「改行の目安」を書いておきますので、メールを作成するときの参考にしてみてください!

 

【改行の目安】

  • 3~4行ごと。
  • 話しの変わり目。(挨拶→用件 など)
  • 強調したい事柄。(都合が悪い日程 など)
 

5.都合がつかない日程は、すべて提示する

学生さんと話しをすると、「企業から頂いたメールに、こちら(学生)が一方的に日程を指定するのは失礼なのでは...?」と聞かれることがありますが、そんなことはありません。

むしろ、事前に都合を伝えず、企業の担当者の方に再調整いただいた日も不都合だった場合のほうが失礼です。

その場合は、担当者の方に2度手間をかけさせることになります。

 

そのような事態を避けるためにも、都合がつかない日程は、採用担当者にすべて知らせるべきです。

日程を伝える際は「こちらの都合ばかりを一方的に述べてしまい、申し訳ございません」など、担当者への謝罪の気持ちを添えましょう。

 

6.就活生は、授業優先?就活優先?

就職活動を本格的に始めると、大学の授業と就職活動(選考など)が重なる場合があると思います。

いちばん良いのは、それぞれの日程が重ならないようスケジュールを調整することですが、やむを得ず日程が重なった場合は、どちらを優先すれば良いのでしょうか?

 

皆さんの本業は「学生」です。まずは学業を優先してください。

ですが、企業の採用担当者も、皆さんの「御社に入りたい」という気持ちに応えて選考を行っています。

卒論の発表会や期末試験など、卒業の可否に直結する場合を除いて就職活動を優先した方が良いでしょう。

 

日程が重なってしまった場合は、「卒業論文発表会のため~」と素直に理由を話しましょう。

ウソをついて、万が一そのウソが採用担当者にバレた場合、即不採用になってしまいます。(※例外あり)

 

※【選考日程が他社と重なった場合】※

選考日程が重なった場合、素直に「他社と重なりまして...」と言ってしまうと、企業の採用担当者はあなたのことを『この学生は志望意欲が低い』と判断します。

これでは、当然、印象が悪くなりますし、企業によっては『ウチに来なくていい』と即不採用を告げられるかもしれません。

 

他社と選考が重なった場合は、前述のように「卒業論文発表会がありまして...」と学業を理由にするのが良いでしょう。

上述のとおり、学生である皆さんの本業は「学業」です。企業の採用担当者も、あなたが丁寧に対応すれば、日程を調整してくれるかもしれません。

しかし、本来であればウソは決して良いものではありません。

繰り返しになりますが、日程が重ならないよう、スケジュールを調整しておくのがベストです。

 

7.さいごに自分の連絡先を明記する

企業は、これを見てあなたに連絡を取ります。連絡先を間違って明記すると、"連絡が取れない→不採用"という事態もあり得ます。

確実にコンタクトが取れる連絡先を、正確に明記しましょう。

 

就職活動中は、複数の企業(の担当者)と連絡をとる機会があると思います。

1通ずつ連絡を入力していては、返信が遅れてしまいがちです。

連絡先は「署名(テンプレート)」にまとめておくと、メール作成がスムーズになります。

 

また、近年では、学生のSNSを見て「採用」を判断する企業が増えています。

あなたがSNSをやっている場合は、連絡先と合わせてFacebookやTwitterのアカウントを明記するのも良いでしょう。

SNSを通じて、あなたの能力や人柄を伝えることができれば、企業の採用担当者の目に留まる確立も高まるでしょう。

   

まとめ 連絡は早めが肝心

今回は、就活やビジネスシーンで役立つ「メールの書き方」を紹介させて頂きました。

連絡事項は伝わらなければ元も子もありません。

初対面のビジネスパーソンに「用件」が伝わるよう、”読みやすいメール”の作成を心がけてください。

 

また、記事中にも書きましたが、就活中に選考日程が重なった場合は、早急に採用担当者へ連絡しましょう。

早く丁寧に連絡すれば、企業の採用担当者も余裕を持って対応できます。

 

「直前に連絡する人」と「余裕を持って連絡する人」がいたならば、後者のほうが好印象です。

「早めの連絡」、「読みやすいメール」を意識して、効率よく就職活動を進めていきましょう!

 

就活メールの内容に迷ったらこちらを


アドバイザーから学生さんへ

ココリクでは、アドバイザーがマンツーマンでESの書き方や面接のポイントをこっそり解説させて頂きます。

就活で不安なこと、わからないことがございましたら、アドバイザー紹介ページより、気になるアドバイザーを選んでご相談ください(*^^*)

「内定」目指していっしょに頑張りましょう~!*。٩(ˊᗜˋ*)و*。