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【シーン別】就活メール例文集6選。面接、OB・OG訪問、会社説明会など

前回、『連絡は早めが肝心!就活前に確認しておきたい「ビジネスメール」の書き方』という記事で、就活やビジネスシーンでメールを書くときのポイントを紹介させて頂きました。

よく「ビジネスシーンでは「報連相(報告・連絡・相談)が大事」と言いますが、それは就活も例外ではありません。

たとえば、面接と大学の授業が重なったときには、企業に日程の変更をお願いする必要があります。

また、2社以上の選考(面接など)が重なった場合も同様です。

 

今回の記事では、就職活動中に活用できるメール例文を紹介させて頂きます!

「OB・OG訪問」、「面接」などシーン別に例文と作成のポイントを解説していきます。

これから就職活動をすすめる皆さまの参考になりましたら幸いです!

 

シーン別!「就活メール」例文6選

OB・OG訪問

1.OB・OG訪問のお願い

(件名)【OB訪問のお願い】△△大学▲▲学部■■■■(名前)と申します。

 

(本文)

〇〇株式会社 人事部

◯◯(相手方の名前)様

 

突然のメール失礼いたします。

△△大学▲▲学部■■■■(名前)と申します。

△△大学の☓☓先生より、〇〇様(相手の名前)の連絡先を伺い、連絡させて頂きました。

 

本日は、〇〇様にOB・OG訪問お願いをしたく、メールさせて頂きました。

突然のお願い、大変失礼いたします。

 

現在、就職活動で□□業界を中心に企業研究をしており、貴社に大変興味を持っております。

そこで、現場でご活躍されている〇〇様の話を伺いたく、ご連絡いたしました。

 

突然のお願いで大変恐縮ですが、是非ご検討頂ければ幸いです。

今回の訪問をご了承いただける場合、下記の日程を避けて頂けますと幸いです。

 
  • ◯月◯日 13:00~15:00
  • ◯月◯日 11:00~14:00
  • ◯月◯日 15:00~17:00
 

上記以外の日程であれば、いつでも大丈夫です。こちらの都合ばかりを一方的に述べてしまい、申し訳ございません。

上記以外の日時で〇〇様のご都合のよい日時・場所をご返信頂ければ幸いです。

ご多忙のところ、大変恐縮ではございますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

 

(自分の連絡先)

 

【ポイント】

冒頭で急に「OB・OG訪問の~」と述べてしまうと、OB・OGは『自分の連絡先を誰から聞いたんだろう...』とあなたに対し不信感を抱きます。

本題に入る前に、まず「△△大学の☓☓先生より、〇〇様(相手の名前)の連絡先を伺い」と、連絡先を入手した経緯を説明しましょう。

また、単に「〇〇様のご都合の良い日時をお知らせ頂ければ」と書いてしまうと、OB・OGに指定された日時で、都合がつかない場合、あなたが断りにくくなってしまいます。

日程の再調整はOB・OGにとっても2度手間です。そのような避けるために、都合の悪い日程がある場合は、事前にすべて伝えましょう。

 

2.OB・OG訪問のお礼

訪問を終えたら、OB・OGに感謝の気持ちを伝えましょう。

 

(件名)【OB訪問のお礼】△△大学▲▲学部■■■■(名前)と申します。

 

(本文)

〇〇株式会社 人事部

〇〇(相手方の名前)様

 

△△大学▲▲学部■■■■(名前)です。

本日はご多忙の中、貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。

 

◯◯様とお話をするなかで、自分で調べているだけでは絶対にわからない業界の内情を聞くことができ、「貴社で働きたい」という思いがより強くなりました。

とくに△△話しが強く印象に残っています。(※印象に残っているエピソードを具体的に書く)

 

本日、〇〇様から伺いましたお話しを参考に、今後の就職活動を進めてまいります。

またご相談に伺う機会もあるかと思いますが、その際はよろしくご指導いただければ幸いです。

本日は貴重なお時間を頂き、ありがとうございました。

 

(自分の連絡先)

 

【ポイント】

お礼のメールはその日のうちに送りましょう。

返信が遅くなると、丁寧な文体でも印象が悪くなってしまいます。

繰り返しになりますが、お礼のメールはその日のうちに送りましょう。

 

また、お礼のメールは、OB・OGから聞いた印象的な話しについて具体的に書くのがポイントです。

単に「参考になりました」という一文のみの場合、OB・OGは『参考書を移して書いたのかな...本当に大丈夫?』とあなたに疑念を抱きます。

OB・OGに感謝の気持ちを示すためにも、印象に残った出来事は具体的に書きましょう。(※関連記事参照)

 

【関連記事】

聞き上手が就活を制す!OB・OG訪問で企業情報を聞き出すための3つのコツ

 

会社説明会

3.会社説明会のキャンセル

キャンセルの作業は、求人サイト(就活ナビサイト)から行うことができます。

都合が悪くなり、キャンセル(欠席)する場合は、早急に企業に一報を入れましょう。

”無断キャンセル”は最悪です。

 

(件名)【〇月〇日 会社説明会キャンセルのお願い】△△大学▲▲学部■■■■(名前)と申します。

 

(本文)

〇〇株式会社 人事部

◯◯(相手方の名前)様

 

突然のメール失礼いたします。

△△大学▲▲学部■■■■(名前)と申します。

本日は、◯月◯日の説明会の予約をキャンセルしたく、ご連絡をいたしました。

 

〇月〇日△△時から、説明会にお伺いするお約束をしておりましたが、大学の卒業論文発表会の日程が変更になり、貴社の説明会と重なったため、当日伺うことができなくなってしまいました。

貴重なお時間を頂いたにも関わらず、欠席することとなってしまい、大変申し訳ございません。

 

別日程で、説明会が開催される際には、是非参加させていただきたいと考えております。

お忙しいところ、お手数をお掛けして誠に恐縮ですが、何卒ご了承の程、よろしくお願い申し上げます。

 

(自分の連絡先)

 

【ポイント】

単に「欠席します」だけでは、企業の採用担当者に『やる気がない人』と判断されてしまいます。

なぜ、欠席するのか明確な理由を書いたうえで、「別日程で、説明会が開催される際には、是非参加させていただきたいと考えております」と入社への意欲を示しましょう。

 

キャンセルするのは、こちら(あなた)の都合です。「貴重なお時間を頂いたにも関わらず、欠席することとなってしまい、大変申し訳ございません」と担当者への謝罪の一文を添えてください。

また、当日になってキャンセル(欠席する場合は、電話で企業の担当者にその旨を伝え謝罪しましょう。(後述あり)

 

4.会社説明会のお礼

開始説明会を終えたら、企業の担当者に感謝の気持ちを伝えましょう。

 

(件名)【〇月〇日 会社説明会参加のお礼】△△大学▲▲学部■■■■(名前)と申します。

 

(本文)

〇〇株式会社 人事部

◯◯(相手方の名前)様

 

△△大学▲▲学部■■■■(名前)と申します。

本日は、貴社の説明会に参加させていただき、誠にありがとうございました。

 

説明会で聞いた〇〇様(相手方の名前)の△△の話しがとても印象的でした。(※印象に残っているエピソードを具体的に書く)

本日、説明会に参加したことで「貴社に入社したい」という思いがますます強くなりました。

 

今後は、説明会の内容をもとに貴社への理解を深めてまいりたいと考えております。

また、今後も、何かとご連絡をさせていただくこともあるかと存じますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

本日は、お忙しい中、貴重な時間を割いて頂き本当にありがとうございました。

 

末筆ながら、貴社の益々のご発展と、皆様のご健勝を祈念しております。

 

(自分の連絡先)

【ポイント】

お礼のメールはその日のうちに送りましょう。

「OB・OG訪問のお礼のメール」と同様、印象的なエピソードは具体的に書くのがポイントです。

この部分の内容が薄ければ、企業の担当者に「あなたの意欲」を疑われてしまいます。

 

複数の担当者が登壇する(話す)開始説明会では、「〇〇様(相手方の名前)の△△の話し~」と、担当者名を具体的に書くことで、メールを見た企業の担当者も『あの話しだ』と思い出すことができます。

印象的エピソードについて具体的に書くことで、企業の担当者は、あなたに対し『この学生は意欲がある』という印象を抱くでしょう。

 

面接

5.面接の日程変更

大学の授業が重なって、急遽、面接に行けない場合もあるかもしれません。

 

(件名)【面接日程変更のお願い】△△大学▲▲学部■■■■(名前)と申します。

 

(本文)

〇〇株式会社 人事部

〇〇(相手方の名前)様

 

突然のメール失礼いたします。

△△大学 ▲▲学部の■■(自分の名前)と申します。

ご多忙のところ、次回選考のご連絡をいただき誠にありがとうございます。

是非、貴社の2次選考に参加させて頂きたのですが、本日は、1点お願いがあり、メールいたしました。

 

◯月◯日 15:00~ 弊社3F会議室

貴社よりご指定がありました、上記の日時なのですが、この日はあいにく大学の「卒業論文発表会」と日程が重なってしまい、参加が難しい状況です。

誠に勝手なお願いではございますが、選考日程の再検討をお願いでしませんでしょうか?

日程の再検討をご了承いただける場合、下記の日時を避けて頂けますと幸いです。

 
  • ◯月◯日 13:00~15:00
  • ◯月◯日 11:00~14:00
  • ◯月◯日 15:00~17:00
 

上記以外の日程であれば、いつでも大丈夫です。こちらの都合ばかりを一方的に述べてしまい、申し訳ございません。

ご多忙のところ、大変恐れ入りますが、ご検討いただけましたら幸いです。

 

(自分の連絡先)

 

【ポイント】

企業に日程のキャンセルや変更をお願いする場合は、不都合が生じた時点で早急に連絡してください。

連絡が遅くなるほどあなたの印象が印象を悪くなってしまいます。

 

「都合がわるい」という一文のみで一方的に変更をお願いするのは、「御社の面接なんて、どうでもいい」と告げているようなものです。

連絡の際は、変更の詳しく理由を詳しく述べた上で、企業に日程の再調整をお願いしましょう。

 

面接の日程変更については、『連絡は早めが肝心!就活前に確認しておきたい「ビジネスメール」の書き方』という記事で詳しく解説していますので、そちらも合わせて参考にしてみてください!

 

【関連記事】

『連絡は早めが肝心!就活前に確認しておきたい「ビジネスメール」の書き方』

 

6.面接のお礼

開始説明会を終えたら、企業の担当者に感謝の気持ちを伝えましょう。

 

(件名)【〇月〇日 面接のお礼】△△大学▲▲学部■■■■(名前)と申します。

 

(本文)

〇〇株式会社 人事部

◯◯(相手方の名前)様

 

本日、面接して頂きました△△大学▲▲学部■■■■(名前)と申します。

本日の面接のお礼を申し上げたく、連絡させて頂きました。

 

本日の面接で、「貴社の一員として働きたい」という思いがより強いものになりました。

この度の面接が良い結果となった場合、これから一層努力し、自分を高めていく所存です。

本日は貴重なお時間を頂き、ありがとうございました。

 

末筆ながら、貴社の益々のご発展と、皆様のご健勝を祈念しております。

 

(自分の連絡先)

 

【ポイント】

お礼のメールはその日のうちに送りましょう。

まずは、「本日の面接のお礼を申し上げたく、連絡させて頂きました」と用件を述べます。

 

文中では、選考結果に触れることなく面接をして頂いたことへの感謝を述べます。

選考結果は企業が決めるものです。

「良いご連絡がいただけますよう祈っております」というような一文は不要です。

(※なかには、上記のような一文を『結果の催促』と判断する企業もあります。)

 

適切なメールの送信時間

学生さんから、「企業から夜間にメールを頂いた場合、いつ返すのが正解?」と聞かれることがあります。

夜間に返信するのは失礼なのでは?...という思いから返信時間に迷ってしまう学生さんは少なくありません。

 

結論から言うと、メールは夜間に返信しても構いません。

企業において学生さんへのメール返信は、すべての業務を終わらせた18:00以降に行われます。

このため、人事担当者からのメールは、夜間(業務時間外)に届くケースが多いです。

 

夜のうちに返信することで、人事担当者が翌朝すぐに確認することができます。

ただし、返信の際は「夜分遅くに失礼します」といった一文を添えましょう。

 

返信がない場合は電話で確認を

企業と手軽に連絡を取ることができる「メール」ですが、1つだけ弱点があります。

それは、送ったメールが採用担当者に読まれない(気がつかない)可能性があることです。

企業の採用担当者だって、1人の人間です。1日にやり取りするメールの数が多いほど、メールに気がつかない可能性は高くなります。

 

あなた(就活生)に非はありませんが、面接の日程変更など重要な連絡が届いていない場合、選考にも影響がでます。

そのような事態を防ぐためにも、数日待って企業から返信がない場合は、電話で企業の担当者に直接確認しましょう。

 

電話・メール・手紙の使い分け

連絡方法としては、電話がもっとも丁寧です。

面接や説明会の日程変更など、不都合があった場合は、「メール+電話」で直接謝罪するほうが良いでしょう。

※面接当日、悪天などで遅刻する場合も同様です。

 

【解説 電話とメールのメリット】

  • 電話:相手と直接話せる。(情報が確実に伝わる)
  • メール:連絡のログ(記録)が残る。

電話とメールを併用することで、企業にお願いしたい事項(面接日程の変更など)とあなたの気持ち(お詫び)を確実に伝えることができます。

 

また、お礼状なども「手紙」で送るほうが確実です。

上述しましたが、メールは電話・手紙に比べると、確実性に欠ける(採用担当者に読まれない)ものです。

 

あなたがメールを送っても、採用担当者に読んでいなければ、連絡していないのと同じです。

そのような誤解を防ぐためにも、電話・手紙・メールを使い分けて、採用担当者にあなたの気持ちを確実に伝えましょう。

 

まとめ メールは「いかに具体的に書けるか」がカギ

今回は、シーン別に就活メールの例文集を紹介してきました。

実のところ、「メールを書けば誠意が伝わる」というわけではありません。

 

たとえば、OB・OG訪問で印象に残った出来事が具体的に書かれていなかった場合、メールを受け取ったOB・OG(企業の担当者)は

 

『参考書を見て書いただけだな・・・』

 

と、あなたに対し嫌悪感を抱くでしょう。

面接日程の変更をお願いする場合も同様です。

あなたの誠意を企業の採用担当者に誤解されないためにも、OB・OG訪問の成果や面接日程変更をお願いする際の理由は具体的に書きましょう!

 

メールの書き方はこちらをご参考に

【関連記事】

連絡は早めが肝心!就活前に確認しておきたい「ビジネスメール」の書き方

 

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